Elbette, apartman toplantılarının nasıl yapıldığına dair kapsamlı bir rehber:
Apartman Toplantısı Nasıl Yapılır?
Apartman veya site yaşamında düzeni sağlamak, ortak kararlar almak ve sorunları çözmek için kat malikleri kurulu toplantıları düzenlenir. Bu toplantılar, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde belirli kurallara göre yapılır.
1. Toplantı Türleri ve Zamanları:
- Olağan Toplantılar:
- Yılda en az bir kez yapılır.
- Yönetim planında belirtilen zamanda veya her takvim yılının ocak ayında düzenlenir.
- Toplu yapılarda ise en geç iki yılda bir yapılır.
- Olağanüstü Toplantılar:
- Önemli bir sebebin ortaya çıkması durumunda düzenlenir.
- Yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte birinin talebiyle yapılabilir.
- Toplantı tarihinden en az 15 gün önce tüm kat maliklerine yazılı bildirim yapılmalıdır.
- İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında 7 günden az zaman olamaz.
2. Toplantı Çağrısı ve Gündem:
- Toplantı çağrısı, tüm kat maliklerine yazılı olarak yapılmalıdır.
- Çağrıda toplantı tarihi, saati, yeri ve gündemi açıkça belirtilmelidir.
- Gündem maddeleri, kat maliklerinin görüş ve önerileri doğrultusunda belirlenmelidir.
- İadeli taahhütlü posta ile yapılması olası sorunların önüne geçer.
3. Toplantı Yeter Sayısı ve Karar Alma:
- Toplantı, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılımıyla yapılır.
- Kararlar, katılanların oy çokluğuyla alınır.
- İlk Toplantıda Yeter Sayı Sağlanamazsa:
- İkinci toplantı, en geç 15 gün sonra yapılır.
- İkinci toplantıda yeter sayı aranmaz, katılanların oy çokluğuyla karar alınır.
- Bazı kararların alınabilmesi için kanun özel çoğunluklar aramaktadır.
4. Toplantı Tutanakları:
- Toplantı tutanakları, toplantı sırasında düzenli olarak tutulmalıdır.
- Tutanaklarda alınan kararlar, katılan ve katılmayan kat maliklerinin isimleri, oy dağılımı gibi bilgiler yer almalıdır.
- Tutanaklar, tüm kat maliklerine duyurulmalı ve saklanmalıdır.
5. Vekaletname:
- Kat malikleri, toplantılara bizzat katılamadıkları durumlarda vekil aracılığıyla katılabilirler.
- Vekaletname, yazılı olarak düzenlenmeli ve vekilin yetkileri açıkça belirtilmelidir.
6. Önemli Hususlar:
- Kat malikleri, toplantılara düzenli olarak katılmalı ve görüşlerini dile getirmelidir.
- Alınan kararlar, tüm kat malikleri için bağlayıcıdır.
- Anlaşmazlık durumlarında, Kat Mülkiyeti Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
- Toplantı esnasında alınan kararların tutanağa geçirilmesi çok önemlidir.
- Toplantı esnasında yönetici ve denetici raporlarının okunması ve tartışılması gerekmektedir.
- Yeni dönem bütçesinin oluşturulması ve oylamaya sunulması gerekmektedir.
- Yönetici ve denetici seçimi yapılması gerekmektedir.
7. Kat Mülkiyeti Kanunu ve İlgili Mevzuat:
- Apartman ve site yönetimi ile ilgili tüm işlemler, Kat Mülkiyeti Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılmalıdır.
- Kat malikleri kurulu toplantılarında karar alınırken kanunun özel durumlarda aradığı çoğunluklara dikkat edilmelidir.
Umarım bu bilgiler, apartman toplantılarınızın daha verimli ve sorunsuz geçmesine yardımcı olur.